Archive: 1 Ottobre 2019

Questo regolamento, adottato il 27 aprile 2016, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Europea il 4 maggio 2016 è entrato in vigore il 25 maggio dello stesso anno ma operativo a partire dal 25 maggio 2018 (questo vuol dire che da questa data chi non è in regola può essere sanzionato, ad esempio, la mancata osservanza delle norme da parte delle imprese prevede delle sanzioni amministrative particolarmente significative che possono raggiungere il 4% del volume globale di affari).

Con questo regolamento, la Commissione europea intende rafforzare e rendere più omogenea la protezione dei dati personali di cittadini dell’Unione europea e dei residenti nell’Unione europea, ed ha validità per essi, sia all’interno che all’esterno dei confini dell’Unione europea (UE).

Anche l’Ordine Francescano Secolare d’Italia, (essendo per lo Stato Italiano, una associazione pubblica di fedeli), come tutte le associazione operanti in Italia, deve sottostare a quanto disposto dal nuovo regolamento.

Pertanto, in base alla normativa vigente il Consiglio Nazionale OFS Italia ha deciso che: 1. Il Ministro Nazionale dell’OFS d’Italia, in quanto rappresentante legale dell’OFS d’Italia sia il titolare responsabile del trattamento dei dati; 2. i Consigli regionali e le Fraternità locali siano degli incaricati al trattamento; 3. occorre raccogliere, quanto prima, i consensi scritti al trattamento dei dati da parte di tutti coloro che fanno parte dell’Ordine siano essi professi che ammessi; 4. sia il momento dell’Ammissione quello opportuno per raccogliere i dati ed il consenso dei nuovi ingressi, a meno che i loro dati non siano già utilizzati in momenti precedenti; 5. verrà nominato dall’OFS d’Italia un responsabile protezione dati, chiamato DPO (Data Protection Officer).

Il lavoro da fare è tanto e alquanto delicato ed i tempi di attuazione particolarmente ristretti, per cui, alla luce di quanto sopra ed al fine di regolarizzare le attività del Consiglio Regionale e delle singole Fraternità locali, si dispone che ogni Fraternità locale raccolga il consenso informato al trattamento dei dati dei propri professi/ammessi utilizzando l’acclusa scheda secondo le seguenti indicazioni:  la scheda dovrà essere compilata e firmata da ciascun professo/ammesso in quadruplice copia e controfirmata dal Ministro della Fraternità, le copie andranno così ripartite:  una copia dell’informativa sottoscritta va consegnata al professo/ammesso;  una copia di ciascuna informativa sottoscritta va conservata nei registri della Fraternità locale;  una copia originale dell’informativa sottoscritta va consegnata al Centro Regionale OFS per essere archiviata. Successivamente il Consiglio regionale avrà cura di verificare che i dati rilasciati attraverso la compilazione delle relative schede cartacee corrispondano esattamente a quelli caricati sul sito “MyOFS” da parte della Fraternità locale;  una copia originale dell’informativa sottoscritta dovrà essere inviato al Centro Nazionale OFS d’Italia che provvederà a gestire l‘archiviazione cartacea della documentazione presso un apposito Archivio nazionale.

Va considerato, inoltre che avremmo comunque l’obbligo di raccogliere e custodire il consenso al trattamento dei dati da parte degli interessati, anche se dovessimo utilizzare semplicemente il vecchio registro cartaceo, come abbiamo fatto fino ad ora